Privatlivspolitik for jobansøgere

1 Omfang
RMIG har ansvaret for at beskytte rettighederne og privatlivet for alle personer, vi har kontakt med – herunder jobansøgere.

Formålet med denne Privatlivspolitik er at informere og opsummere, hvordan personoplysninger behandles om jobansøgereansøgere ("registrerede") i RMIG Group.

RMIG forbeholder sig ret til når som helst at ændre Privatlivspolitikken efter eget skøn. Privatlivspolitikken er til enhver tid tilgængelig på RMIG's hjemmeside.

2 Dataansvarlige
Denne privatlivspolitik gælder for alle nedenstående selskaber i RMIG Group, der hver især fungerer som dataansvarlig ("RMIG") og samlet betegnes som "RMIG Group" i forbindelse med behandlingen af personoplysninger:

Hvert RMIG selskab er dataansvarlig, og for rekrutteringsprocesser vedrørende ledende stillinger er hvert RMIG selskab fælles dataansvarlig sammen med moderselskabet, RMIG A/S i Danmark (se afsnit nedenfor).

Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik eller ønsker at udøve dine rettigheder som registreret, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesansvarlige på DPM@RMIG.com

Begræns oplysninger, som du sender til os
RMIG beder dig venligst om kun at afgive personoplysninger om dig selv i din jobansøgning, CV eller andet relevant materiale, du vælger at give os, i det omfang sådanne oplysninger er relevante for den konkrete stilling, du søger.

Du bør derfor ikke medtage oplysninger om dit CPR-nummer i de indsendte dokumenter, og du bør overveje, om der er andre personoplysninger, såsom helbredsoplysninger, familieforhold eller lignende, som ikke er nødvendige for RMIG's rekrutteringsproces.

Vær også opmærksom på e-mail-kommunikation; Hvis du vælger at kommunikere med os via e-mail, skal du huske, at en almindelig e-mail ikke betragtes som sikker kommunikation. Derfor bør du ikke skrive noget i din e-mail, der er privat eller følsomt, eller som du på anden måde mener bør beskyttes.

3 Fælles dataansvarlige
Som nævnt i afsnittet ovenfor er hver RMIG virksomhed dataansvarlig for rekrutteringsprocessen. I rekrutteringsprocesser vedrørende nøglepositioner har moderselskabet, RMIG A/S i Danmark, afgørende indflydelse og er fælles controller sammen med det rekrutterende RMIG-selskab.

Moderselskabet i Danmark er ansvarlig for at overholde GDPR med hensyn til overholdelse af principperne og retsgrundlaget, for at give de oplysninger, der er inkluderet heri, for at udarbejde optegnelser over behandling, for overførsler til lande uden for EØS/UK/Schweiz, for at håndtere eventuelle databrud, besvare dine anmodninger om udøvelse af dine rettigheder som beskrevet nedenfor.

Hver part er ansvarlig for overholdelse af bestemmelser om udarbejdelse af risikovurderinger og implementering af sikkerhedsforanstaltninger og bestemmelser vedrørende brug af databehandlere samt dokumentation af privacy by design og default.

4 Oplysninger om ansøgere
RMIG indsamler og opbevarer oplysninger om dig i forbindelse med din jobansøgning til RMIG. De oplysninger, vi behandler, afhænger af den specifikke stilling, du har søgt, og det kan omfatte:

• Identifikationsoplysninger, såsom navn, adresse, telefonnummer eller e-mailadresse.
• Andre oplysninger såsom uddannelse, eksamensbeviser, anbefalinger, referencer osv.
• Personligheds- og egnethedstest (visse stillinger).
• Straffeattest og oplysninger om kriminelle handlinger (specifikke stillinger, f.eks. når det kræves i henhold til lovgivningen).

RMIG behandler som udgangspunkt ikke særlige kategorier af personoplysninger (følsomme personoplysninger), der er omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 ("GDPR") om dig, medmindre du specifikt angiver sådanne personoplysninger f.eks. i din jobansøgning, dit CV, eller du afgiver dem under en samtale. Vi kan dog behandle personoplysninger om helbred for at imødekomme dine behov eller for at finde ud af, om du har sygdomme, der kan bringe din opfyldelse af den ledige stilling i fare.

Vi bruger ikke automatiseret beslutningstagning i rekrutteringsprocessen.

De oplysninger, som du anmoder om og giver i rekrutteringsprocessen, er nødvendige for, at vi kan evaluere kandidaterne. Hvis du ikke giver det, vil vi ikke kunne vurdere, om du er egnet til stillingen.

Hvis du bliver udvalgt til en ledig stilling, behandler vi også

• Arbejds- og opholdstilladelser, alt efter hvad der er relevant
• Nationalt identifikationsnummer
• Ansættelseskontrakt

Disse oplysninger er nødvendige for at give os med henblik på kontraktlig overholdelse og med henblik på overholdelse af love. Hvis du ikke giver det, kan vi ikke indgå en ansættelseskontrakt med dig.

5 Formål
RMIG behandler personoplysninger i ansøgningsprocessen til følgende formål:

• Administration af rekrutteringsprocessen, herunder vurdering af personlighed og egnethed, gennemførelse af samtaler og udvælgelse af den bedst egnede jobkandidat til den ledige stilling
• Hvis du giver dit samtykke, gemmer vi din ansøgning, så vi kan kontakte dig om fremtidige ledige stillinger, hvis du ikke bliver ansat denne gang.
• Overholdelse af love og regler
• Om nødvendigt at beskytte RMIG Groups forretningsmæssige og juridiske interesser.

6 Informationskilder
RMIG behandler de personoplysninger, du har givet os i forbindelse med din jobansøgning, tilhørende materiale og under jobsamtalerne.

Derudover indsamler RMIG personoplysninger fra tredjeparter, f.eks. fra offentlige databaser, via LinkedIn eller andre sociale medier, onlinesøgninger eller et rekrutteringsbureau.

RMIG kan også indhente udtalelser fra tidligere arbejdsgivere og kontakter, f.eks. oplysninger om dine arbejdsopgaver og kvalifikationer, dog kun, hvis du har givet samtykke til dette.

Hvis du har taget en test, modtager RMIG testresultaterne fra testudbyderen.

Hvis der kræves en straffeattest, indsamler vi den direkte fra dig eller fra det nationale politi baseret på dit forudgående samtykke.

7 Retsgrundlag
Nedenfor har vi indsat retsgrundlaget for hvert land/region for behandling af personoplysninger. Vær opmærksom på at læse både det lokale og eventuelle særskilte retsgrundlag for Danmark, når moderselskabet er meddataansvarlig (se afsnittet nedenfor).

Rekrutteringsproces for alle

• Legitime interesser: RMIG forfølger legitime interesser såsom administration af rekrutteringsprocessen og evaluering af jobansøgere, herunder ansættelse af den bedst egnede kandidat til den specifikke stilling, herunder f.eks. gennemførelse af personlighedstests og egnethedstest.
  EU/EØS: Dette er legitime formål, der har et retsgrundlag i Databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(f)
• Strafferetlige oplysninger: Hvis vi behandler straffeattester for den givne ledige stilling, er retsgrundlaget vores legitime interesse i at beskytte RMIG-koncernens interesser i at forebygge kriminalitet og beskytte RMIG og vores forretningshemmeligheder.
  EU/EØS: Dette er legitime formål, der har et retsgrundlag i Databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(f)
• Danmark: For oplysninger om strafbare forhold og lovovertrædelser er behandlingen af personoplysninger baseret på § 8, stk. 3-5 i Databeskyttelsesloven, da behandlingen, herunder en eventuel videregivelse, kan finde sted, når det er nødvendigt for at forfølge en legitim interesse, der klart overstiger den registreredes interesse.

Hvis du bliver udvalgt til en af vores ledige stillinger

• Tilladelser: Hvis du bliver udvalgt til ansættelse, behandler vi personoplysninger om arbejds- og opholdstilladelser samt nationale identifikationsnumre, da vi er forpligtet til i henhold til national lovgivning for at sikre, at udlændinge har ret til at arbejde i landet.
  EU/EØS: databeskyttelsesforordningens artikel 6,(1)(c)om lovkrav kombineret med national lovgivning om opholds- og arbejdstilladelser
• Ansættelseskontrakt: Behandlingen af ansættelseskontrakten er nødvendig for at træffe foranstaltninger på din anmodning, før du indgår en ansættelseskontrakt
  EU/EØS: databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(b), om kontraktforhold
• Nationale identifikationsnumre: Hvis du bliver udvalgt til ansættelse, behandler vi personoplysninger om nationale identifikationsnumre i henhold til gældende skattelovgivning, da vi i henhold til national lovgivning er forpligtet til at indberette indkomst til skattemyndighederne og tilbageholde og betale skat til de relevante offentlige myndigheder.
  EU/EØS: databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(c) og i Danmark er dette underlagt databeskyttelseslovens § 11.

Jobbank

• Jobbank: Hvis du ikke bliver udvalgt til den stilling, du har søgt, men din profil er interessant for os, og du accepterer yderligere opbevaring af dine personoplysninger til en potentielt relevant og fremtidig ledig stilling, sker denne opbevaring på baggrund af dit samtykke
  EU/EØS: databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(a).

8 Modtagere
Hvis det skønnes nødvendigt, kan RMIG videregive personoplysninger om dig til visse tredjepartsmodtagere, f.eks. koncerninterne selskaber eller tjenesteudbydere i forbindelse med rekrutteringsprocessen, herunder rekrutteringsbureauer.

RMIG anvender også databehandlere til at varetage visse funktioner i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Det gælder for eksempel en leverandør af et system, der kan håndtere ansøgninger. RMIG har indgået databehandleraftaler med leverandørerne, og sådanne leverandører vil kun behandle personoplysninger om dig på vegne af og i overensstemmelse med RMIG's instruks.

Vi videregiver oplysninger til myndighederne, hvis vi er forpligtet til det ved lov.

9 Overførsel af personoplysninger til et land uden for EU/EØS, UK og Schweiz
Personoplysninger kan overføres til lande uden for EU/EØS, UK og Schweiz, i hvilket tilfælde RMIG sikrer, at sådanne overførsler vil blive udført i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning. Det betyder, at enhver part uden for EU/EØS, der modtager dine personoplysninger, vil sikre et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, f.eks. ved at indgå EU's standardkontraktklausuler med RMIG. RMIG vil vedtage supplerende foranstaltninger, hvis det er nødvendigt for de specifikke overførsler. Du kan modtage en kopi af retsgrundlaget for overførsler efter anmodning. Kontakt DPM@RMIG.com.

10 Opbevaring af personoplysninger
Hvis du ikke er blevet udvalgt til den ledige stilling, sletter vi personoplysninger senest 6 måneder efter, at ansættelsesprocessen er afsluttet. Hvis RMIG opbevarer dine personoplysninger til relevant fremtidig rekruttering på baggrund af dit samtykke, sletter vi dog oplysningerne i overensstemmelse med det afgivne samtykke. Hvis du trækker dit samtykke tilbage inden da, sletter vi dine personoplysninger hurtigst muligt.

Hvis loven forpligter os til at opbevare rekrutteringsoplysningerne i en længere periode, eller fra sag til sag, hvis formålet med opbevaringen af oplysningerne er etablering, forsvar eller udøvelse af et retskrav, kan perioden være længere.

Hvis du er ansat hos RMIG, vil din ansøgningsmappe blive opbevaret sammen med din personalemappe og vil blive opbevaret i henhold til databeskyttelseserklæringen for medarbejdere.

11 De registreredes rettigheder
RMIG har implementeret en række foranstaltninger for at beskytte dine personoplysninger og sikre dine rettigheder. Som registreret har du visse rettigheder, som RMIG er forpligtet til at opfylde, medmindre andet undtagelsesvis følger af databeskyttelseslovgivningen. Disse rettigheder omfatter retten til at blive informeret, retten til indsigt, retten til berigtigelse, retten til sletning ("retten til at blive glemt"), retten til begrænsning af behandlingen, retten til dataportabilitet, retten til at gøre indsigelse, retten til ikke at blive genstand for en beslutning, der udelukkende er baseret på automatiseret behandling, herunder profilering. Bemærk, at der kan gælde visse begrænsninger for din mulighed for at udøve disse rettigheder, f.eks. når din ret til at få oplysningerne viser sig at være overskredet af væsentlige hensyn til private interesser.

Hvis RMIG behandler personoplysninger på baggrund af dit samtykke, har du også ret til at trække dette samtykke tilbage til enhver tid. Bemærk, at tilbagekaldelse af samtykke ikke påvirker lovligheden af behandlingen forud for tilbagetrækningen af samtykket.

For at udøve nogen af dine rettigheder kan du kontakte RMIG Data Protection Manager via e-mail på DPM@RMIG.com.

Hvis du er uenig i den måde, hvorpå RMIG behandler dine personoplysninger, kan du indgive en klage til den relevante databeskyttelsestilsynsmyndighed i det land, der er dataansvarlig.

Vi opfordrer dig dog til at kontakte os først på DPM@RMIG.com for en tættere dialog og gensidig aftale.

Version: November 2024