Privacyverklaring - Sollicitanten

1 Toepassingsgebied
RMIG heeft de verantwoordelijkheid om de rechten en privacy van de personen met wie we te maken hebben, inclusief sollicitanten, te beschermen.

Het doel van deze privacyverklaring is om verplichte informatie te verstrekken en samen te vatten hoe persoonsgegevens worden verwerkt over sollicitanten ("Betrokkenen") in de RMIG Groep.

RMIG behoudt zich het recht voor om op elk moment naar eigen goeddunken de Privacyverklaring te wijzigen. De Privacyverklaring is te allen tijde beschikbaar op de website van RMIG.

2 Verantwoordelijken voor de verwerking
Deze verklaring is van toepassing op elk van de onderstaande bedrijven van de RMIG-groep (elk "RMIG" en gecombineerd de "RMIG Group") als verwerkingsverantwoordelijken voor de verwerking van persoonsgegevens:

Elk RMIG-bedrijf is de verwerkingsverantwoordelijke en voor wervingsprocedures met betrekking tot senior functies is elk RMIG-bedrijf verantwoordelijk samen met het moederbedrijf, RMIG A/S in Denemarken (zie hieronder).

Als u op enig moment contact met ons wilt opnemen, als u vragen hebt over deze Privacyverklaring of als u uw rechten als betrokkene wilt uitoefenen, kunt u contact opnemen met onze Data Privacy Manager op DPM@RMIG.com.

Beperk de informatie die u naar ons stuurt
RMIG vraagt u vriendelijk om alleen persoonlijke gegevens over uzelf in te vullen in uw sollicitatie, cv of ander relevant materiaal dat u ons verstrekt, voor zover dergelijke informatie relevant is voor de specifieke functie waarvoor u solliciteert.

Daarom dient u geen informatie over uw persoonlijk identificatienummer op te nemen in de ingediende documenten en moet u overwegen of er andere persoonlijke gegevens zijn, zoals gezondheidsinformatie, familieomstandigheden en dergelijke, die niet nodig zijn voor het wervingsproces van RMIG.

Let ook op e-mailcommunicatie; Als u ervoor kiest om via e-mail met ons te communiceren, houd er dan rekening mee dat een gewone e-mail niet als beveiligde communicatie wordt beschouwd. Daarom mag u niets in uw e-mail schrijven dat privé of gevoelig is, of waarvan u anderszins denkt dat het beschermd moet worden.

3 Gezamenlijke controllers
Zoals vermeld in het bovenstaande gedeelte, is elk RMIG-bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke voor het wervingsproces. Voor wervingsprocedures met betrekking tot sleutelposities heeft het moederbedrijf, RMIG A/S in Denemarken, een doorslaggevende invloed en is het samen met het aanwervende RMIG-bedrijf de  verwerkingsverantwoordelijke.

Het moederbedrijf in Denemarken is verantwoordelijk voor het naleven van de GDPR wat betreft het naleven van de principes en de rechtsgrondslag, voor het verstrekken van de hierin opgenomen informatie, voor het opstellen van verwerkingsregisters, voor overdrachten naar landen buiten de EER/VK/Zwitserland, voor het afhandelen van eventuele datalekken, het reageren op uw verzoeken om uw rechten uit te oefenen zoals hieronder beschreven.

Elke partij is verantwoordelijk voor de naleving van bepalingen met betrekking tot het opstellen van risicobeoordelingen en de implementatie van beveiligingsmaatregelen en bepalingen met betrekking tot het gebruik van gegevensverwerkers, evenals documentatie van privacy door ontwerp en standaard.

4 Informatie over sollicitanten
RMIG verzamelt en bewaart informatie over u in verband met uw sollicitatie bij RMIG. De informatie die we verwerken, is afhankelijk van de specifieke functie waarop u hebt gesolliciteerd en kan het volgende omvatten:

• Identificatiegegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer of e-mailadres.
• Overige informatie zoals opleidingen, diploma's, aanbevelingen, referenties, etc.
• Persoonlijkheids- en proeve van bekwaamheid (bepaalde functies).
• Strafblad en informatie over strafbare feiten (specifieke functies, bijv. wanneer de wetgeving dit vereist).

Als algemene regel geldt dat RMIG geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (gevoelige persoonsgegevens) verwerkt die onder artikel 9 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG/GDPR") vallen, tenzij u dergelijke persoonsgegevens specifiek opneemt, bijvoorbeeld in uw sollicitatie, uw cv, of u deze tijdens een sollicitatiegesprek verstrekt. We kunnen echter persoonsgegevens over gezondheid verwerken om aan uw behoeften te voldoen of om na te gaan of u ziekten hebt die uw vervulling van de vacante functie in gevaar kunnen brengen.

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming in het wervingsproces.

De informatie die door u wordt gevraagd en verstrekt in het wervingsproces is voor ons noodzakelijk om de kandidaten te beoordelen. Als u deze niet verstrekt, kunnen wij niet beoordelen of u geschikt bent voor de functie.

Als u wordt geselecteerd voor een vacante functie, zullen we ook vragen naar:

• Werk- en verblijfsvergunningen, voor zover van toepassing
• Nationaal identificatienummer
• Arbeidsovereenkomst

Deze informatie is nodig om aan ons te verstrekken met het oog op contractuele naleving en met het oog op de naleving van wetten. Verstrekt u deze niet, dan kunnen wij geen arbeidsovereenkomst met u aangaan.

5 Doeleinden
RMIG verwerkt in het kader van de sollicitatieprocedure, persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het beheer van het wervingsproces, met inbegrip van beoordelingen van persoonlijkheid en bekwaamheid, het voeren van gesprekken en de selectie van de meest geschikte sollicitant voor de vacante functie
• Met uw toestemming is het doel om uw sollicitatie op te slaan voor latere vacatures als u op het moment van solliciteren nog niet in dienst bent
• Naleving van wet- en regelgeving
• In voorkomend geval, de bescherming van de commerciële en juridische belangen van de RMIG Groep

6 Informatiebronnen
RMIG verwerkt de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt door het indienen van uw sollicitatie, gerelateerde materialen en tijdens de sollicitatiegesprekken.

Daarnaast verzamelt RMIG persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld uit openbare databases, via LinkedIn of andere sociale media, online zoekopdrachten of een uitzendbureau.

RMIG kan ook verklaringen verzamelen van eerdere werkgevers en contacten, zoals informatie over uw taken en kwalificaties, maar alleen als u hiermee hebt ingestemd.

Als u testen hebt gedaan, ontvangt RMIG de testresultaten van de testaanbieder.

Als een strafblad nodig is, halen we dat rechtstreeks bij u of bij de nationale politie op basis van uw voorafgaande toestemming.

7 Rechtsgrond
Hieronder hebben we de rechtsgrondslag voor elk land/elke regio voor de verwerking van persoonsgegevens ingevoegd. Zorg ervoor dat u zowel de lokale als eventuele afzonderlijke rechtsgrondslagen voor Denemarken leest wanneer het moederbedrijf medeverantwoordelijke is (zie het onderstaande gedeelte).

Wervingsproces voor iedereen

• Gerechtvaardigde belangen: RMIG streeft gerechtvaardigde belangen na, zoals het beheer van het wervingsproces en de evaluatie van sollicitanten, met inbegrip van het aannemen van de meest geschikte kandidaat voor de specifieke functie, met inbegrip van bijvoorbeeld het uitvoeren van persoonlijkheidstests en proeve van bekwaamheid.
  EU/EER: Dit zijn legitieme doeleinden die een rechtsgrondslag hebben in artikel 6, lid 1, onder f) van de GDPR.
• Strafrechtelijke gegevens: Als we strafrechtelijke gegevens verwerken voor de betreffende vacature, is de wettelijke basis onze gerechtvaardigde belangen bij het beschermen van de belangen van de RMIG Group bij het voorkomen van criminaliteit en het beschermen van RMIG en onze bedrijfsgeheimen.
  EU/EER: Dit zijn legitieme doeleinden die een rechtsgrondslag hebben in artikel 6, lid 1, onder f) van de GDPR.
• Denemarken: Voor de registers die strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen bevatten, is de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd op artikel 8, leden 3-5, van de wet op de gegevensbescherming, aangezien de verwerking, met inbegrip van een eventuele openbaarmaking, kan plaatsvinden wanneer dit noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang dat duidelijk zwaarder weegt dan het belang van de betrokkene.

Als u wordt geselecteerd voor een van onze vacatures

• Vergunningen: Als u wordt geselecteerd voor een vacature, verwerken we persoonsgegevens over werk- en verblijfsvergunningen en nationale identificatienummers, zoals we verplicht zijn volgens de nationale wetgeving om ervoor te zorgen dat buitenlanders het recht hebben om in het land te werken.
  EU/EER: artikel 6, lid 1, onder c), van de GDPR inzake wettelijke vereisten in combinatie met nationale wetten inzake verblijfs- en werkvergunningen
• Arbeidsovereenkomst: De verwerking van de arbeidsovereenkomst is noodzakelijk om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat u een arbeidsovereenkomst aangaat
  EU/EER: artikel 6, lid 1, onder b), van de GDPR inzake contractuele betrekkingen
• Nationale identificatienummers: Als u wordt geselecteerd voor een baan, verwerken we persoonsgegevens op nationale identificatienummers onder de toepasselijke belastingwetgeving, aangezien we volgens de nationale wetgeving verplicht zijn om inkomsten te rapporteren aan de belastingautoriteiten en belastingen in te houden en te betalen aan de relevante overheidsinstanties.
  EU/EER: artikel 6, lid 1, onder c) van de GDPR en In Denemarken is dit onderworpen aan artikel 11 van de Deense wet op de gegevensbescherming.

Vacaturebank

• Vacaturebank: Als u niet wordt geselecteerd voor de functie waarvoor u hebt gesolliciteerd, maar uw profiel is interessant voor ons, en u accepteert verdere opslag van uw persoonsgegevens voor een mogelijk relevante en toekomstige vacature, dan vindt deze opslag plaats op basis van uw toestemming
  EU/EER: artikel 6, lid 1, onder a), van de GDPR

8 Ontvangers
Indien dit noodzakelijk wordt geacht, kan RMIG persoonlijke informatie over u bekendmaken aan bepaalde externe ontvangers, zoals bedrijven binnen de groep of dienstverleners in verband met het wervingsproces, waaronder wervingsbureaus.

RMIG maakt ook gebruik van gegevensverwerkers om bepaalde functies te bieden in verband met het wervingsproces. Dit geldt bijvoorbeeld voor een leverancier van een systeem dat applicaties aankan. RMIG heeft met de leveranciers verwerkersovereenkomsten gesloten en deze verwerkers zullen persoonsgegevens over u uitsluitend verwerken in opdracht van en in overeenstemming met de door RMIG gegeven instructies.

We geven informatie door aan autoriteiten als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

9 Doorgifte van persoonsgegevens naar een land buiten de EU/EER, VK en Zwitserland
Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven naar landen buiten de EU/EER, het VK en Zwitserland, in welk geval RMIG ervoor zorgt dat dergelijke overdrachten worden uitgevoerd in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Dit betekent dat elke partij buiten de EU/EER die uw persoonsgegevens ontvangt, zal zorgen voor een adequaat beschermingsniveau, bijvoorbeeld door de modelcontractclausules van de EU met RMIG aan te gaan. RMIG zal indien nodig aanvullende maatregelen nemen voor de specifieke overdrachten. Op verzoek kunt u een kopie van de wettelijke basis voor overdrachten ontvangen. Neem dan contact met DPM@RMIG.com op.

10 Opslag van persoonsgegevens
Als u niet bent geselecteerd voor de vacante functie, verwijderen wij persoonsgegevens uiterlijk 6 maanden nadat het arbeidsproces is afgerond. Als RMIG uw persoonsgegevens echter opslaat voor relevante toekomstige aanwervingen op basis van uw toestemming, zullen wij de gegevens verwijderen in overeenstemming met de gegeven toestemming. Als u uw toestemming voor die tijd intrekt, zullen wij uw persoonsgegevens zo snel mogelijk verwijderen.

Als de wet ons verplicht om de wervingsinformatie voor een langere periode te bewaren, of, van geval tot geval, als het doel van het opslaan van de informatie de instelling, verdediging of uitoefening van een rechtsvordering is, kan de periode langer zijn.

Als u in dienst bent bij RMIG, wordt uw sollicitatiedossier samen met uw personeelsdossier bewaard en bewaard volgens de Privacyverklaring voor werknemers.

11 Rechten van de betrokkenen
RMIG heeft een aantal maatregelen geïmplementeerd om uw persoonsgegevens te beschermen en uw rechten te waarborgen. Als betrokkene beschikt u over bepaalde rechten die RMIG verplicht is na te leven, tenzij de wetgeving inzake gegevensbescherming uitzonderlijk anders bepaalt. Deze rechten omvatten het recht om geïnformeerd te worden, het recht op toegang, het recht op rectificatie, het recht op verwijdering ("het recht om vergeten te worden"), het recht op beperking van de verwerking, het recht op gegevensoverdraagbaarheid, het recht om bezwaar te maken, het recht om niet te worden onderworpen aan een beslissing die uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering. Houd er rekening mee dat bepaalde beperkingen van toepassing kunnen zijn op uw vermogen om deze rechten uit te oefenen, bijvoorbeeld wanneer uw recht om de informatie te verkrijgen wordt overschreven door essentiële overwegingen van particuliere belangen.

Als RMIG persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, heeft u ook het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken. Houd er rekening mee dat het intrekken van de toestemming geen invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking van de toestemming.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met RMIG Data Protection Manager per e-mail op DPM@RMIG.com.

Als u het niet eens bent met de manier waarop RMIG uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de relevante toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming in het land dat verantwoordelijk is voor de verwerking.

We raden u echter aan om eerst contact met ons op te nemen bij DPM@RMIG.com voor een nauwere dialoog en wederzijdse overeenstemming.

Versie: november 2024