Personvernerklæring

1 Omfang
RMIG har et ansvar for å beskytte rettighetene og personvernet til personene vi samhandler med.

Formålet med denne personvernerklæringen er å gi obligatorisk informasjon og å oppsummere hvordan personopplysninger behandles («registrerte») i RMIG-konsernet.

RMIG forbeholder seg retten til når som helst å endre personvernerklæringen etter eget skjønn. Personvernerklæringen er til enhver tid tilgjengelig på RMIGs nettsider.

2 Ansvarlige
Denne erklæringen gjelder for hvert av de nedenfor RMIG-konsernselskapene (hver "RMIG" og kombinert "RMIG-gruppen") som ansvarlige for behandling av personopplysninger:

Hvert RMIG-selskap er ansvarlig for rekrutteringsprosesser knyttet til ledende stillinger og hvert RMIG-selskap er felles ansvarlige sammen med morselskapet, RMIG A/S i Danmark (se avsnitt nedenfor).

Hvis du på noe tidspunkt ønsker å kontakte oss, hvis du har spørsmål til denne personvernerklæringen eller hvis du ønsker å utøve rettighetene dine som registrert, kan du kontakte vår personvernsjef på DPM@RMIG.com.

Begrens informasjon du sender til oss
RMIG ber deg om å oppgi personopplysninger om deg selv kun i din jobbsøknad, CV eller annet relevant materiale du velger å gi oss, i den grad slik informasjon er relevant for den spesifikke stillingen du søker på.

Du bør derfor ikke inkludere opplysninger om fødselsnummer i de innsendte dokumentene, og du bør vurdere om det er andre personopplysninger, som helseopplysninger, familieforhold eller lignende, som ikke er nødvendige for RMIGs rekrutteringsprosess.

Vær også oppmerksom på e-postkommunikasjon; Hvis du velger å kommunisere med oss via e-post, husk at en vanlig e-post ikke anses som sikker kommunikasjon. Derfor bør du ikke skrive noe i e-posten din som er privat eller sensitivt, eller som du på annen måte mener bør beskyttes.

3 Felles kontroll
Som nevnt i avsnittet ovenfor, er hvert RMIG-selskap ansvarlig for rekrutteringsprosessen. For rekrutteringsprosesser knyttet til nøkkelstillinger har morselskapet, RMIG A/S i Danmark, avgjørende innflytelse og er felles kontrollert sammen med det rekrutterende RMIG-selskapet.

Morselskapet i Danmark er ansvarlig for å overholde GDPR når det gjelder å overholde prinsippene og det juridiske grunnlaget, for å gi informasjonen som er inkludert her, for å utarbeide journaler over behandling, for overføringer til land utenfor EØS/Storbritannia/Sveits, for å håndtere eventuelle datainnbrudd, svare på dine forespørsler om utøvelse av dine rettigheter som beskrevet nedenfor.

Hver part er ansvarlig for å overholde bestemmelser om utarbeidelse av risikovurderinger og gjennomføring av sikkerhetstiltak og bestemmelser knyttet til bruk av databehandlere samt dokumentasjon av innebygd personvern og standard.

4 Informasjon om søkere
RMIG samler inn og lagrer opplysninger om deg i forbindelse med din jobbsøknad hos RMIG. Informasjonen vi behandler avhenger av den spesifikke stillingen du har søkt på, og den kan omfatte:

• Identifikasjonsinformasjon, for eksempel navn, adresse, telefonnummer eller e-postadresse.
• Annen informasjon som utdanning, vitnemål, anbefalinger, referanser osv.
• Personlighets- og evnetester (visse stillinger).
• Kriminelt rulleblad og informasjon om kriminelle handlinger (spesifikke stillinger, f.eks. når det er lovpålagt).

RMIG behandler som hovedregel ikke særlige kategorier av personopplysninger (sensitive personopplysninger) som omfattes av personvernforordningen artikkel 9 om deg, med mindre du spesifikt inkluderer slike personopplysninger, for eksempel i jobbsøknaden, CV-en din, eller du oppgir dem under et intervju. Vi kan imidlertid behandle personopplysninger om helse for å imøtekomme dine behov eller for å finne ut om du har noen sykdommer som kan sette din oppfyllelse av den ledige stillingen i fare.

Vi bruker ingen automatisert beslutningstaking i rekrutteringsprosessen.

Informasjonen som etterspørres og oppgis av deg i rekrutteringsprosessen er nødvendig for at vi skal kunne evaluere kandidatene. Hvis du ikke oppgir det, vil vi ikke kunne vurdere om du er egnet for stillingen.

Hvis du blir valgt ut til en ledig stilling, vil vi også behandle

• Arbeids- og oppholdstillatelser, etter behov
• Fødselsnummer
• Arbeidskontrakt

Denne informasjonen er nødvendig å gi oss for kontraktsmessige overholdelsesformål og for å overholde lover. Hvis du ikke gir det, kan vi ikke inngå en arbeidskontrakt med deg.

5 Formål
RMIG behandler personopplysninger i søknadsprosessen for følgende formål:

• Administrasjon av rekrutteringsprosessen, inkludert vurderinger av personlighet og egnethet, gjennomføring av intervjuer og utvelgelse av den best egnede jobbkandidaten for den ledige stillingen
• Med ditt samtykke er formålet å lagre din søknad for senere ledige stillinger dersom du ikke er ansatt på søknadstidspunktet
• Overholdelse av lover og forskrifter
• Der det er relevant, ivareta RMIG-konsernets kommersielle og juridiske interesser

6 Informasjonskilder
RMIG behandler personopplysningene du har gitt oss ved å sende inn din jobbsøknad, relatert materiale og under intervjuene.

I tillegg samler RMIG inn personopplysninger fra tredjeparter, for eksempel fra offentlige databaser, via LinkedIn eller andre sosiale medier, nettsøk eller et rekrutteringsbyrå.

RMIG kan også innhente uttalelser fra tidligere arbeidsgivere og kontakter, for eksempel informasjon om dine arbeidsoppgaver og kvalifikasjoner, men bare hvis du har samtykket til dette.

Hvis du har tatt tester, mottar RMIG testresultatene fra testleverandøren.

Hvis et kriminelt rulleblad er nødvendig, henter vi det direkte fra deg eller fra det nasjonale politiet basert på ditt forhåndssamtykke.

7 Rettslig grunnlag
Nedenfor har vi satt inn det juridiske grunnlaget for hvert land/region for behandling av personopplysninger. Vær oppmerksom på å lese både det lokale og eventuelle separate juridiske grunnlaget for Danmark når morselskapet er medkontrollør (se avsnittet nedenfor).

Rekrutteringsprosess for alle

• Legitime interesser: RMIG forfølger legitime interesser som administrasjon av rekrutteringsprosessen og evaluering av jobbsøkere, inkludert å ansette den best egnede kandidaten for den spesifikke stillingen, inkludert for eksempel gjennomføring av personlighetstester og egnethetstester.
  EU/EØS: Dette er legitime formål som har et juridisk grunnlag i artikkel 6(1)(f) i GDPR.
• Kriminelle opplysninger: Hvis vi behandler kriminelle registre for den gitte ledige stillingen, er det juridiske grunnlaget våre legitime interesser i å ivareta RMIG Gruppens interesser i å forhindre kriminalitet og beskytte RMIG og våre forretningshemmeligheter.
  EU/EØS: Dette er legitime formål som har et juridisk grunnlag i artikkel 6(1)(f) i GDPR.
• Danmark: For registre som inkluderer straffedommer og lovbrudd, er behandlingen av personopplysninger basert på databeskyttelsesloven § 8 (3-5), da behandlingen, inkludert en eventuell utlevering, kan finne sted når det er nødvendig for å forfølge en legitim interesse som klart overstyrer den registrertes interesser.

Hvis du blir valgt til en av våre ledige stillinger

• Tillatelser: Hvis du blir valgt ut til ansettelse, behandler vi personopplysninger om arbeids- og oppholdstillatelser samt nasjonale identifikasjonsnumre som vi er pålagt i henhold til nasjonale lover for å sikre at utlendinger har rett til å jobbe i landet.
  EU/EØS: Personvernforordningen artikkel 6(1)(c) om rettskrav kombinert med nasjonale lover om oppholds- og arbeidstillatelser
• Arbeidsavtale: Behandlingen av arbeidskontrakten er nødvendig for å ta skritt på din forespørsel før du inngår en arbeidskontrakt
  EU/EØS: Personvernforordningen artikkel 6(1)(b) om kontraktsforhold
• Fødselsnummer: Hvis du blir valgt ut til ansettelse, behandler vi personopplysninger om fødselsnummer i henhold til gjeldende skattelovgivning, da vi er pålagt i henhold til nasjonal lovgivning å rapportere inntekt til skattemyndighetene og holde tilbake og betale skatt til relevante offentlige myndigheter.
  EU/EØS: Artikkel 6(1)(c) i GDPR og i Danmark er dette underlagt § 11 i den danske databeskyttelsesloven.

Jobbbank

• Jobbbank: Hvis du ikke blir valgt til stillingen du har søkt på, men profilen din er interessant for oss, og du aksepterer videre lagring av dine personopplysninger for en potensielt relevant og fremtidig ledig stilling, skjer denne lagringen basert på ditt samtykke
  EU/EØS: Artikkel 6(1)(a) i GDPR

8 Mottakere
Hvis det anses nødvendig, kan RMIG utlevere personopplysninger om deg til enkelte tredjepartsmottakere, for eksempel konserninterne selskaper eller tjenesteleverandører i forbindelse med rekrutteringsprosessen, herunder rekrutteringsbyråer.

RMIG benytter også databehandlere til å levere visse funksjoner i forbindelse med rekrutteringsprosessen. Dette gjelder for eksempel en leverandør av et system som kan håndtere applikasjoner. RMIG har inngått databehandleravtaler med leverandørene, og slike leverandører vil kun behandle personopplysninger om deg på vegne av og i samsvar med RMIGs instrukser.

Vi videreformidler informasjon til myndighetene hvis vi er pålagt å gjøre det ved lov.

9 Overføring av personopplysninger til et land utenfor EU/EØS, Storbritannia og Sveits
Personopplysninger kan overføres til land utenfor EU/EØS, Storbritannia og Sveits, og i så fall sørger RMIG for at slike overføringer vil bli utført i samsvar med gjeldende databeskyttelseslover. Dette betyr at enhver part utenfor EU/EØS som mottar dine personopplysninger vil sikre et tilstrekkelig beskyttelsesnivå, for eksempel ved å inngå EUs standard kontraktsklausuler med RMIG. RMIG vil vedta tilleggstiltak om nødvendig for de spesifikke overføringene. Du kan motta en kopi av det juridiske grunnlaget for overføringer på forespørsel. Ta kontakt med DPM@RMIG.com.

10 Lagring av personopplysninger
Hvis du ikke er valgt til den ledige stillingen, sletter vi personopplysninger senest 6 måneder etter at ansettelsesprosessen er avsluttet. Hvis RMIG imidlertid lagrer dine personopplysninger for relevant fremtidig rekruttering basert på ditt samtykke, vil vi slette opplysningene i samsvar med samtykket som er gitt. Hvis du trekker tilbake samtykket ditt før da, vil vi slette dine personopplysninger så snart som mulig.

Hvis loven forplikter oss til å lagre rekrutteringsinformasjonen i en lengre periode, eller fra sak til sak, hvis formålet med å lagre informasjonen er etablering, forsvar eller utøvelse av et rettskrav, kan perioden være lengre.

Hvis du er ansatt i RMIG, vil søknadsmappen din bli oppbevart sammen med personalmappen din og vil bli lagret i henhold til personvernerklæringen for ansatte.

11 De registrertes rettigheter
RMIG har iverksatt en rekke tiltak for å beskytte dine personopplysninger og sikre dine rettigheter. Som registrert har du visse rettigheter som RMIG er forpliktet til å oppfylle, med mindre annet unntaksvis følger av personvernlovgivningen. Disse rettighetene inkluderer retten til å bli informert, retten til tilgang, retten til retting, retten til sletting («retten til å bli glemt»), retten til begrensning av behandlingen, retten til dataportabilitet, retten til å protestere, retten til ikke å bli gjenstand for en beslutning basert utelukkende på automatisert behandling, inkludert profilering. Vær oppmerksom på at visse begrensninger kan gjelde for din mulighet til å utøve disse rettighetene, for eksempel når din rett til å få informasjonen viser seg å være overskrevet av vesentlige hensyn til private interesser.

Hvis RMIG behandler personopplysninger basert på ditt samtykke, har du også rett til å trekke tilbake dette samtykket når som helst. Vær oppmerksom på at tilbaketrekking av samtykke ikke påvirker lovligheten av behandlingen før tilbaketrekking av samtykket.

For å utøve noen av dine rettigheter, kan du kontakte RMIG Data Protection Manager via e-post på DPM@RMIG.com.

Hvis du er uenig i måten RMIG behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til den relevante tilsynsmyndigheten for databeskyttelse i landet som er behandlingsansvarlig.

Vi oppfordrer deg imidlertid til å kontakte oss først på DPM@RMIG.com for en tettere dialog og gjensidig avtale.

Versjon: November 2024