Informacja o ochronie danych osobowych - Kandydaci

1 Zakres
RMIG jest odpowiedzialnr za ochronę praw i prywatności osób, z którymi współpracujemy, w tym kandydatów do pracy.

Zakres niniejszej Polityki Prywatności obejmuje dostarczenie obowiązkowych informacji i podsumowanie, w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe kandydatów ("Osoby, których dane dotyczą") w Grupie RMIG.

RMIG zastrzega sobie prawo do zmiany Polityki Prywatności według własnego uznania w dowolnym momencie. Informacja o ochronie prywatności jest zawsze dostępna na stronie internetowej firmy RMIG.

2 Administratorzy danych
Niniejsza informacja ma zastosowanie do każdej z poniższych spółek grupy RMIG ("RMIG" i łącznie "Grupa RMIG") jako administratorów danych w zakresie przetwarzania danych osobowych:

Każda spółka RMIG jest administratorem danych, a w przypadku procesów rekrutacyjnych związanych ze stanowiskami wyższego szczebla każda spółka RMIG jest współadministratorem danych wraz ze spółką macierzystą, RMIG A/S w Danii (patrz sekcja poniżej).

Jeśli w dowolnym momencie zechcą Państwo się z nami skontaktować, jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszej Informacji o ochronie prywatności lub jeśli chcą Państwo skorzystać z praw osoby, której dane dotyczą, mogą Państwo skontaktować się z naszym kierownikiem ds. ochrony danych pod adresem DPM@RMIG.com.

Ogranicz informacje, które do nas wysyłasz
RMIG uprzejmie prosi o podanie danych osobowych w podaniu o pracę, CV lub innych istotnych materiałach, które zdecydują się Państwo nam przekazać, w zakresie, w jakim takie informacje są istotne dla konkretnego stanowiska, o które się Państwo ubiegają.

W związku z tym w składanych dokumentach nie należy podawać informacji o swoim numerze pesel, a także należy rozważyć, czy istnieją inne dane osobowe, takie jak informacje o stanie zdrowia, sytuacja rodzinna itp., które nie są niezbędne w procesie rekrutacji przez RMIG.

Uważaj również na komunikację e-mailową; Jeśli zdecydujesz się komunikować z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej, pamiętaj, że zwykła wiadomość e-mail nie jest uważana za bezpieczną komunikację. Dlatego nie powinieneś pisać w swoim e-mailu niczego, co jest prywatne lub wrażliwe, lub co w inny sposób uważasz, że powinno być chronione.

3 Współadministratorzy
Jak wskazano w powyższej sekcji, każda spółka RMIG jest administratorem danych w procesie rekrutacji. W przypadku procesów rekrutacyjnych dotyczących kluczowych stanowisk decydujący wpływ ma spółka macierzysta RMIG A/S z siedzibą w Danii, która wraz ze spółką rekrutacyjną RMIG pełni rolę współadministratora danych.

Spółka macierzysta w Danii jest odpowiedzialna za przestrzegania RODO w zakresie stosowania zasad i podstawy prawnej, za dostarczanie informacji zawartych w niniejszym dokumencie, za przygotowanie rejestrów przetwarzania, za przekazywanie danych do krajów spoza EOG/Wielkiej Brytanii/Szwajcarii, za postępowanie w przypadku naruszenia ochrony danych, odpowiadanie na wnioski użytkownika o skorzystanie z praw opisanych poniżej.

Każda ze stron jest odpowiedzialna za przestrzeganie postanowień dotyczących przygotowywania ocen ryzyka i wdrażania środków bezpieczeństwa oraz postanowień związanych z korzystaniem z usług podmiotów przetwarzających dane, a także dokumentacji dotyczącej ochrony prywatności w fazie projektowania i domyślnej ochrony prywatności.

4 Informacje o kandydatach
RMIG gromadzi i przechowuje informacje o Tobie w związku z Twoim podaniem o pracę w RMIG. Informacje, które przetwarzamy, zależą od konkretnego stanowiska, o które się ubiegasz i mogą obejmować:

• Dane identyfikacyjne, takie jak imię i nazwisko, adres, numer telefonu lub adres e-mail.
• Inne informacje, takie jak wykształcenie, dyplomy, rekomendacje, referencje itp.
• Testy osobowości i predyspozycji (wybrane pozycje).
• Rejestr karny i informacje o czynach zabronionych (konkretne stanowiska, np. gdy wymagają tego przepisy).

Co do zasady, RMIG nie przetwarza szczególnych kategorii danych osobowych (wrażliwych danych osobowych) objętych art. 9 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych ("RODO") na Państwa temat, chyba że wyraźnie zawrą Państwo takie dane osobowe np. w podaniu o pracę, CV lub podadzą je Państwo podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Możemy jednak przetwarzać dane osobowe dotyczące stanu zdrowia w celu zaspokojenia Państwa potrzeb lub dowiedzenia się, czy cierpią Państwo na jakiekolwiek choroby, które mogłyby zagrozić Państwu w realizacji wakującego stanowiska.

W procesie rekrutacji nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Informacje, o które prosisz i które podajesz w procesie rekrutacji, są nam niezbędne do oceny kandydatów. Jeśli ich nie podasz, nie będziemy w stanie ocenić, czy jestes odpowiednią osobą na dane stanowisko.

Jeśli zostaniesz wybrany na wolne stanowisko, zajmiemy się również przetwarzaniem

• Zezwolenia na pracę i pobyt, w stosownych przypadkach
• Numer PESEL
• Umowy o pracę

Informacje te są dla nas niezbędne  w celu zapewnienia zgodności z umową oraz w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawa. Jeśli ich nie dostarczysz, nie będziemy mogli zawrzeć z Tobą umowy o pracę.

5 Cele
RMIG przetwarza dane osobowe w procesie rekrutacji w następujących celach:

• Administrowanie procesem rekrutacji, w tym ocena osobowości i predyspozycji, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych i wybór najbardziej odpowiedniego kandydata do pracy na wolne stanowisko
• Za Państwa zgodą celem jest przechowywanie Państwa aplikacji na późniejsze stanowiska, jeśli w momencie składania aplikacji nie są Państwo zatrudnieni
• Zgodność z przepisami prawa i regulacjami
• W stosownych przypadkach, ochrona interesów handlowych i prawnych Grupy RMIG

6 Źródła informacji
RMIG przetwarza dane osobowe, które zostały nam przekazane przez Państwa podczas przesyłania podania o pracę, powiązanych materiałów oraz podczas rozmów kwalifikacyjnych.

Ponadto RMIG zbiera dane osobowe od osób trzecich, np. z publicznych baz danych, za pośrednictwem LinkedIn lub innych mediów społecznościowych, wyszukiwarek internetowych lub agencji rekrutacyjnej.

RMIG może również zbierać oświadczenia od poprzednich pracodawców i kontaktów, takie jak informacje o Państwa zadaniach zawodowych i kwalifikacjach, jednak tylko wtedy, gdy wyrazili Państwo na to zgodę.

Jeśli wykonałeś testy, RMIG otrzymuje wyniki testów od dostawcy testów.

Jeśli wymagane jest zaświadczenie o niekaralności, poprosimy o nie bezpośrednio Ciebie lub policję krajową na podstawie Twojej uprzedniej zgody.

7 Podstawa prawna
Poniżej przedstawiamy podstawę prawną przetwarzania danych osobowych dla każdego kraju/regionu. Należy pamiętać o zapoznaniu się zarówno z lokalnymi, jak i wszelkimi odrębnymi podstawami prawnymi obowiązującymi w Danii, w przypadku gdy spółka macierzysta jest współadministratorem (patrz sekcja poniżej).

Proces rekrutacji dla wszystkich

• Prawnie uzasadnione interesy: RMIG realizuje prawnie uzasadnione interesy, takie jak administrowanie procesem rekrutacji i ocena kandydatów do pracy, w tym zatrudnianie najlepiej dopasowanego kandydata na dane stanowisko, w tym np. przeprowadzanie testów osobowości i testów umiejętności.
  UE/EOG: Są to uzasadnione cele, których podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Dane karne: Jeśli przetwarzamy rejestry karne dla danego stanowiska, podstawą prawną są nasze uzasadnione interesy polegające na zabezpieczeniu interesów Grupy RMIG w zakresie zapobiegania przestępczości oraz ochrony RMIG i naszych tajemnic handlowych.
  UE/EOG: Są to uzasadnione cele, których podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Dania: W przypadku rejestrów, które obejmują wyroki skazujące i wykroczenia, przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie art. 8 ust. 3-5 ustawy o ochronie danych, ponieważ przetwarzanie, w tym ewentualne ujawnienie, może mieć miejsce, gdy jest to konieczne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu, który w sposób oczywisty jest nadrzędny wobec interesu osoby, której dane dotyczą.

Jeśli zostaniesz wybrany na jedno z naszych wolnych stanowisk

• Zezwolenia: Jeśli zostaniesz wybrany do zatrudnienia, przetwarzamy dane osobowe dotyczące pozwoleń na pracę i pobyt, a także krajowe numery identyfikacyjne, ponieważ jesteśmy zobowiązani na mocy przepisów krajowych, aby zapewnić obcokrajowcom prawo do pracy w kraju.
  UE/EOG: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO dotyczący wymogów prawnych w połączeniu z krajowymi przepisami dotyczącymi zezwoleń na pobyt i pracę
• Umowa o pracę: Przetwarzanie umowy o pracę jest niezbędne do podjęcia działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy o pracę
  UE/EOG: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO dotyczący stosunków umownych
• Krajowe numery identyfikacyjne: Jeśli zostaniesz wybrany do zatrudnienia, przetwarzamy dane osobowe dotyczące krajowych numerów identyfikacyjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi, ponieważ zgodnie z prawem krajowym jesteśmy zobowiązani do zgłaszania dochodów organom podatkowym oraz potrącania i płacenia podatków odpowiednim organom publicznym.
  UE/EOG: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO oraz W Danii podlega to art. 11 duńskiej ustawy o ochronie danych.

Bank pracy

• Bank ofert pracy: Jeśli nie zostaniesz wybrany na stanowisko, na które się ubiegasz, ale Twój profil jest dla nas interesujący i zgadzasz się na dalsze przechowywanie Twoich danych osobowych w związku z potencjalnie istotnym i przyszłym wakatem, przechowywanie to odbywa się na podstawie Twojej zgody
  UE/EOG: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO

8 Adresaci
Jeśli uzna to za konieczne, RMIG może ujawnić Państwa dane osobowe określonym odbiorcom zewnętrznym, takim jak spółki wewnątrz grupy lub usługodawcy w związku z procesem rekrutacji, w tym agencjom rekrutacyjnym.

RMIG korzysta również z usług podmiotów przetwarzających dane w celu zapewnienia określonych funkcji w związku z procesem rekrutacji. Dotyczy to na przykład dostawcy systemu, który może obsługiwać aplikacje. Firma RMIG zawarła umowy powierzenia przetwarzania danych z dostawcami, którzy będą przetwarzać Państwa dane osobowe wyłącznie w imieniu i zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez RMIG.

Przekazujemy informacje władzom, jeśli jest to wymagane przez prawo.

9 Przekazywanie danych osobowych do kraju spoza UE/EOG, Wielkiej Brytanii i Szwajcarii
Dane osobowe mogą być przekazywane do krajów spoza UE/EOG, Wielkiej Brytanii i Szwajcarii, w którym to przypadku RMIG zapewnia, że takie przekazywanie będzie odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. Oznacza to, że każda strona spoza UE/EOG, która otrzyma Twoje dane osobowe, zapewni odpowiedni poziom ochrony, np. poprzez zawarcie standardowych klauzul umownych UE z RMIG. W razie potrzeby RMIG przyjmie środki uzupełniające w odniesieniu do konkretnych transferów. Na żądanie mogą Państwo otrzymać kopię podstawy prawnej dla transferów. Prosimy o kontakt z DPM@RMIG.com.

10 Przechowywanie danych osobowych
Jeśli nie zostałeś wybrany na wolne stanowisko, usuniemy dane osobowe nie później niż 6 miesięcy po zakończeniu procesu zatrudnienia. Jeśli jednak RMIG będzie przechowywać Twoje dane osobowe na potrzeby przyszłych rekrutacji na podstawie Twojej zgody, usuniemy te dane zgodnie z wyrażoną zgodą. Jeśli wycofasz swoją zgodę przed tym terminem, usuniemy Twoje dane osobowe tak szybko, jak to możliwe.

Jeżeli prawo zobowiązuje nas do przechowywania informacji rekrutacyjnych przez dłuższy okres lub, w indywidualnych przypadkach, jeśli celem przechowywania informacji jest ustalenie, obrona lub dochodzenie roszczenia prawnego, okres ten może być dłuższy.

Jeśli jesteś zatrudniony w RMIG, Twoja aplikacja będzie przechowywana razem z Twoimi aktami personalnymi i będzie przechowywana zgodnie z Informacją o ochronie prywatności dla pracowników.

11 Prawa osób, których dane dotyczą
Firma RMIG wdrożyła szereg środków mających na celu ochronę Państwa danych osobowych i zapewnienie przysługujących Państwu praw. Jako osobie, której dane dotyczą, przysługują określone prawa, do których przestrzegania RMIG jest zobowiązane, chyba że przepisy o ochronie danych stanowią inaczej. Prawa te obejmują prawo do informacji, prawo dostępu, prawo do sprostowania, prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym"), prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu, prawo do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu. Należy pamiętać, że możliwość korzystania z tych praw może podlegać pewnym ograniczeniom, na przykład w przypadku, gdy okaże się, że prawo do uzyskania informacji jest nadrzędne ze względu na istotne względy związane z interesami prywatnymi.

Jeżeli RMIG przetwarza dane osobowe na podstawie Państwa zgody, mają Państwo również prawo do wycofania tej zgody w dowolnym momencie. Należy pamiętać, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed wycofaniem zgody.

Aby skorzystać z któregokolwiek z przysługujących Państwu praw, mogą Państwo skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych RMIG pod adresem e-mail DPM@RMIG.com.

Jeśli nie zgadzasz się ze sposobem, w jaki RMIG przetwarza Twoje dane osobowe, możesz złożyć skargę do odpowiedniego organu nadzorczego ds. ochrony danych w kraju, który jest administratorem danych.

Zachęcamy jednak do skontaktowania się w pierwszej kolejności z  DPM@RMIG.com w celu bliższego dialogu i wzajemnego porozumienia.

Wersja: listopad 2024 r.