Information om dataskydd - Sökande

1 Omfattning
RMIG har ett ansvar att skydda rättigheterna och integriteten för de personer vi är involverade med, inklusive sökande.

Syftet med denna integritetspolicy är att tillhandahålla obligatorisk information och att sammanfatta hur personuppgifter behandlas om sökande ("Registrerade") i RMIG-koncernen.

RMIG förbehåller sig rätten att när som helst ändra integritetspolicyn efter eget gottfinnande. Integritetspolicyn finns alltid tillgänglig på RMIG:s webbplats.

2 Personuppgiftsansvariga
Detta meddelande gäller för vart och ett av nedanstående RMIG-koncernföretag (var och en "RMIG" och kombinerad "RMIG-gruppen") som personuppgiftsansvariga för behandlingen av personuppgifter:

Varje RMIG-företag är personuppgiftsansvarig, och för rekryteringsprocesser som rör ledande befattningar är varje RMIG-företag gemensamt personuppgiftsansvarig tillsammans med moderbolaget, RMIG A/S i Danmark (se avsnittet nedan).

Om du vid något tillfälle vill kontakta oss, om du har några frågor om detta integritetsmeddelande eller om du vill utöva dina rättigheter som registrerad kan du kontakta vår dataskyddsansvarige på DPM@RMIG.com.

Begränsa information som du skickar till oss
RMIG ber dig vänligen att endast lämna personuppgifter om dig själv i din jobbansökan, CV eller annat relevant material som du väljer att ge oss, i den utsträckning sådan information är relevant för den specifika tjänst du söker.

Du bör därför inte ta med information om ditt personnummer i de inskickade dokumenten, och du bör överväga om det finns andra personuppgifter, såsom hälsouppgifter, familjeförhållanden eller liknande, som inte är nödvändiga för RMIG:s rekryteringsprocess.

Var också medveten om e-postkommunikation; Om du väljer att kommunicera med oss via e-post, kom ihåg att ett vanligt e-postmeddelande inte anses vara säker kommunikation. Därför bör du inte skriva något i ditt mejl som är privat eller känsligt, eller som du på annat sätt anser bör skyddas.

3 Gemensamt personuppgiftsansvariga
Som anges i avsnittet ovan är varje RMIG-företag personuppgiftsansvarig för rekryteringsprocessen. För rekryteringsprocesser som rör nyckelpositioner har moderbolaget, RMIG A/S i Danmark, ett avgörande inflytande och är gemensamt personuppgiftsansvarig tillsammans med det rekryterande RMIG-företaget.

Moderbolaget i Danmark ansvarar för att följa GDPR när det gäller att följa principerna och den rättsliga grunden, för att tillhandahålla den information som ingår häri, för att förbereda register över behandling, för överföringar till länder utanför EES/Storbritannien/Schweiz, för att hantera eventuella dataintrång, för att svara på dina förfrågningar om att utöva dina rättigheter enligt beskrivningen nedan.

Vardera parten är ansvarig för att följa bestämmelser som rör förberedelse av riskbedömningar och genomförande av säkerhetsåtgärder och bestämmelser relaterade till användning av personuppgiftsbiträden samt dokumentation av inbyggt dataskydd och dataskydd som standard.

4 Information om sökande
RMIG samlar in och lagrar information om dig i samband med att du söker jobb hos RMIG. Vilka uppgifter vi behandlar beror på vilken tjänst du har sökt och det kan omfatta:

• Identifieringsinformation, till exempel namn, adress, telefonnummer eller e-postadress.
• Övrig information såsom utbildning, examensbevis, rekommendationer, referenser m.m.
• Personlighets- och begåvningstester (vissa befattningar).
• Brottsregister och information om brottsliga handlingar (särskilda befattningar, t.ex. när det krävs enligt lag).

Som en allmän regel behandlar RMIG inte särskilda kategorier av personuppgifter (känsliga personuppgifter) som omfattas av artikel 9 i den allmänna dataskyddsförordningen ("GDPR") om dig, såvida du inte specifikt inkluderar sådana personuppgifter t.ex. i din jobbansökan, ditt CV eller om du tillhandahåller det under en intervju. Vi kan dock komma att behandla personuppgifter om hälsa för att tillgodose dina behov eller för att ta reda på om du har några sjukdomar som kan äventyra ditt fullgörande av den lediga tjänsten.

Vi använder oss inte av något automatiserat beslutsfattande i rekryteringsprocessen.

Den information som efterfrågas och tillhandahålls av dig i rekryteringsprocessen är nödvändig för att vi ska kunna utvärdera kandidaterna. Om du inte tillhandahåller det kommer vi inte att kunna utvärdera om du är lämplig för tjänsten.

Om du blir utvald till en ledig tjänst kommer vi också att behandla

• Arbets- och uppehållstillstånd, beroende på vad som är relevant
• Nationellt identifikationsnummer
• Anställningsavtal

Denna information är nödvändig för att vi ska kunna följa våra avtal och för att följa lagar. Om du inte tillhandahåller det kan vi inte ingå ett anställningsavtal med dig.

5 Syften
RMIG behandlar personuppgifter i ansökningsprocessen för följande ändamål:

• Administrationen av rekryteringsprocessen, inklusive bedömningar av personlighet och lämplighet, genomförande av intervjuer och val av den mest lämpliga jobbkandidaten för den lediga tjänsten
• Med ditt samtycke är ändamålet att lagra din ansökan till senare lediga tjänster om du inte är anställd vid ansökningstillfället
• Efterlevnad av lagar och förordningar
• I förekommande fall, för att skydda RMIG-gruppens kommersiella och juridiska intressen

6 Informationskällor
RMIG behandlar de personuppgifter som du har lämnat till oss genom att skicka in din jobbansökan, relaterat material och under intervjuerna.

Dessutom samlar RMIG in personuppgifter från tredje part, t.ex. från offentliga databaser, via LinkedIn eller andra sociala medier, online-sökningar eller en rekryteringsbyrå.

RMIG kan även komma att samla in utlåtanden från tidigare arbetsgivare och kontakter, såsom information om dina arbetsuppgifter och kvalifikationer, dock endast om du har samtyckt till detta.

Om du har gjort tester får RMIG testresultaten från testleverantören.

Om du behöver ett utdrag ur belastningsregistret samlar vi in det direkt från dig eller från den nationella polisen baserat på ditt tidigare samtycke.

7 Rättslig grund
Nedan har vi angett den rättsliga grunden för varje land/region för behandling av personuppgifter. Var uppmärksam på att läsa både den lokala och eventuella separata rättsliga grunden för Danmark när moderbolaget är medansvarig (se avsnittet nedan).

Rekryteringsprocess för alla

• Legitima intressen: RMIG eftersträvar legitima intressen såsom administration av rekryteringsprocessen och utvärdering av arbetssökande, inklusive att anställa den bäst lämpade kandidaten för den specifika tjänsten, inklusive t.ex. att genomföra personlighetstester och lämplighetstester.
  EU/EES: Dessa är legitima ändamål som har en rättslig grund i artikel 6.1 f i GDPR.
• Brottsuppgifter: Om vi behandlar brottsregister för den aktuella lediga tjänsten är den rättsliga grunden våra legitima intressen av att skydda RMIG-gruppens intressen av att förebygga brott och skydda RMIG och våra affärshemligheter.
  EU/EES: Dessa är legitima ändamål som har en rättslig grund i artikel 6.1 f i GDPR.
• Danmark: För register som innehåller brottmålsdomar och brott baseras behandlingen av personuppgifter på avsnitt 8.3-5 i dataskyddslagen eftersom behandlingen, inklusive ett eventuellt utlämnande, kan ske när det är nödvändigt för att fullfölja ett legitimt intresse som klart åsidosätter den registrerades intresse.

Om du blir utvald till en av våra lediga tjänster

• Tillstånd: Om du blir utvald för anställning behandlar vi personuppgifter om arbets- och uppehållstillstånd samt personnummer eftersom vi är skyldiga enligt nationell lagstiftning för att säkerställa att utlänningar har rätt att arbeta i landet.
  EU/EES: Artikel 6.1 c i GDPR om rättsliga krav i kombination med nationell lagstiftning om uppehålls- och arbetstillstånd
• Anställningsavtal: Behandlingen av anställningsavtalet är nödvändig för att vidta åtgärder på din begäran innan ett anställningsavtal ingås
  EU/EES: Artikel 6.1 b i GDPR om avtalsförhållanden
• Nationella identifikationsnummer: Om du väljs ut för anställning behandlar vi personuppgifter om nationella identifikationsnummer enligt tillämplig skattelagstiftning eftersom vi enligt nationell lagstiftning är skyldiga att rapportera inkomster till skattemyndigheter och hålla inne och betala skatt till relevanta offentliga myndigheter.
  EU/EES: Artikel 6.1 c i GDPR och I Danmark omfattas detta av § 11 i den danska dataskyddslagen.

Platsbank

• Platsbank: Om du inte blir utvald till den tjänst du har sökt, men din profil är intressant för oss, och du accepterar ytterligare lagring av dina personuppgifter för en potentiellt relevant och framtida ledig tjänst, sker denna lagring baserat på ditt samtycke
  EU/EES: Artikel 6.1 a i GDPR

8 Mottagare
Om det anses nödvändigt kan RMIG lämna ut personlig information om dig till vissa tredjepartsmottagare, såsom koncerninterna företag eller tjänsteleverantörer i samband med rekryteringsprocessen, inklusive rekryteringsbyråer.

RMIG använder också personuppgiftsbiträden för att tillhandahålla vissa funktioner i samband med rekryteringsprocessen. Det gäller till exempel en leverantör av ett system som kan hantera applikationer. RMIG har slutit databehandlingsavtal med leverantörerna, och sådana leverantörer kommer endast att behandla personuppgifter om dig på uppdrag av och i enlighet med de instruktioner som ges av RMIG.

Vi vidarebefordrar information till myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag.

9 Överföring av personuppgifter till ett land utanför EU/EES, Storbritannien och Schweiz
Personuppgifter kan komma att överföras till länder utanför EU/EES, Storbritannien och Schweiz, i vilket fall RMIG säkerställer att sådana överföringar kommer att utföras i enlighet med gällande dataskyddslagar. Detta innebär att alla parter utanför EU/EES som tar emot dina personuppgifter kommer att säkerställa en adekvat skyddsnivå, t.ex. genom att ingå EU:s standardavtalsklausuler med RMIG. RMIG kommer att vidta kompletterande åtgärder om det är nödvändigt för de specifika överföringarna. Du kan på begäran få en kopia av den rättsliga grunden för överföringar. Kontakta DPM@RMIG.com.

10 Lagring av personuppgifter
Om du inte har blivit utvald till den lediga tjänsten raderar vi personuppgifter senast 6 månader efter att anställningsprocessen har avslutats. Men om RMIG lagrar dina personuppgifter för relevanta framtida rekryteringar baserat på ditt samtycke, kommer vi att radera uppgifterna i enlighet med det samtycke som getts. Om du återkallar ditt samtycke innan dess kommer vi att radera dina personuppgifter så snart som möjligt.

Om lagen ålägger oss att lagra rekryteringsinformationen under en längre period, eller, från fall till fall, om syftet med att lagra informationen är att upprätta, försvara eller utöva ett rättsligt anspråk, kan perioden vara längre.

Om du är anställd hos RMIG kommer din ansökningsakt att sparas tillsammans med din personalakt och kommer att lagras i enlighet med Integritetspolicyn för anställda.

11 Den registrerades rättigheter
RMIG har implementerat ett antal åtgärder för att skydda dina personuppgifter och säkerställa dina rättigheter. Som registrerad har du vissa rättigheter som RMIG är skyldig att uppfylla, om inte annat undantagsvis föreskrivs i dataskyddslagstiftningen. Dessa rättigheter inkluderar rätten att bli informerad, rätten till tillgång, rätten till rättelse, rätten till radering ("rätten att bli bortglömd"), rätten till begränsning av behandling, rätten till dataportabilitet, rätten att invända, rätten att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundar sig på automatiserad behandling, inklusive profilering. Observera att det kan finnas vissa begränsningar i din möjlighet att utöva dessa rättigheter, till exempel när det visar sig att din rätt att få ut informationen åsidosätts av väsentliga hänsyn till privata intressen.

Om RMIG behandlar personuppgifter baserat på ditt samtycke har du också rätt att när som helst återkalla detta samtycke. Observera att återkallande av samtycke inte påverkar lagligheten av behandlingen före återkallandet av samtycket.

För att utöva någon av dina rättigheter kan du kontakta RMIG Data Protection Manager via e-post på DPM@RMIG.com.

Om du inte är nöjd med det sätt på vilket RMIG behandlar dina personuppgifter kan du lämna in ett klagomål till den relevanta tillsynsmyndigheten för dataskydd i det land som är personuppgiftsansvarig.

Vi uppmuntrar dig dock att först kontakta oss på DPM@RMIG.com för en närmare dialog och ömsesidig överenskommelse.

Version: november 2024