Confidentialité des données - Candidats

1 Domaine d’application
RMIG a la responsabilité de protéger les droits et la vie privée des personnes avec lesquelles nous interagissons, y compris les candidats.

Le présent avis de confidentialité a pour objet de fournir des informations obligatoires et de résumer la manière dont les données personnelles sont traitées sur les candidats (« personnes concernées ») au sein du groupe RMIG.

RMIG se réserve le droit, à tout moment, de modifier l’avis de confidentialité à sa seule discrétion. L’avis de confidentialité est disponible en tout temps sur le site Web de RMIG.

2 Responsables du traitement des données
Cet avis s’applique à chacune des sociétés du groupe RMIG ci-dessous (chacune « RMIG » et combinées le « Groupe RMIG ») en tant que responsables du traitement des données personnelles :

Chaque société RMIG est le responsable du traitement des données, et pour les processus de recrutement relatifs aux postes de direction, chaque société RMIG est responsable conjoint du traitement avec la société mère, RMIG A/S au Danemark (voir la section ci-dessous).

Si, à tout moment, vous souhaitez nous contacter, si vous avez des questions sur le présent avis de confidentialité ou si vous souhaitez exercer vos droits en tant que personne concernée, vous pouvez contacter notre responsable de la confidentialité des données à DPM@RMIG.com.

Limiter les informations que vous nous envoyez
RMIG vous demande de ne soumettre des données personnelles vous concernant que dans votre candidature, votre CV ou tout autre document pertinent que vous choisissez de nous fournir, dans la mesure où ces informations sont pertinentes pour le poste spécifique auquel vous postulez.

Par conséquent, vous ne devez pas inclure d’informations sur votre numéro d’identification personnel dans les documents soumis, et vous devez vous demander s’il existe d’autres détails personnels, tels que des informations sur la santé, des circonstances familiales ou similaires, qui ne sont pas nécessaires au processus de recrutement de RMIG.

Soyez également conscient de la communication par e-mail ; Si vous choisissez de communiquer avec nous par e-mail, n’oubliez pas qu’un e-mail ordinaire n’est pas considéré comme une communication sécurisée. Par conséquent, vous ne devez rien écrire dans votre e-mail qui soit privé ou sensible, ou que vous estimez devoir être protégé.

3 Responsables conjoints du traitement
Comme indiqué dans la section ci-dessus, chaque société RMIG est le responsable du traitement des données pour le processus de recrutement. Pour les processus de recrutement relatifs aux postes clés, la société mère, RMIG A/S au Danemark, exerce une influence déterminante et agit en tant que contrôleur conjoint avec la société RMIG qui recrute.

La société mère au Danemark est responsable du respect du RGPD en termes d’adhésion aux principes et à la base juridique, de la fourniture des informations incluses dans les présentes, de la préparation des registres de traitement, des transferts vers des pays en dehors de l’EEE/du Royaume-Uni/de la Suisse, du traitement de toute violation de données, de la réponse à vos demandes d’exercice de vos droits comme décrit ci-dessous.

Chaque partie est responsable du respect des dispositions relatives à la préparation des évaluations des risques et à la mise en œuvre des mesures de sécurité et des dispositions relatives à l’utilisation de processeurs de données, ainsi qu’à la documentation de la confidentialité dès la conception et par défaut.

4 Informations sur les candidats
RMIG recueille et stocke des informations vous concernant dans le cadre de votre candidature à un emploi chez RMIG. Les informations que nous traitons dépendent du poste spécifique pour lequel vous avez postulé et peuvent inclure :

• Informations d’identification, telles que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail.
• D’autres informations telles que la formation, les diplômes, les recommandations, les références, etc.
• Tests de personnalité et d’aptitude (certains postes).
• Casier judiciaire et informations sur des actes criminels (postes spécifiques, par exemple lorsque la législation l’exige).

En règle générale, RMIG ne traite pas de catégories particulières de données à caractère personnel (données à caractère personnel sensibles) couvertes par l’article 9 du Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») vous concernant, à moins que vous n’incluiez spécifiquement ces données à caractère personnel, par exemple dans votre candidature à un emploi, votre CV ou que vous ne les fournissiez lors d’un entretien. Cependant, nous pouvons traiter des données personnelles relatives à la santé afin de répondre à vos besoins ou de savoir si vous souffrez de maladies qui pourraient compromettre l’accomplissement d'un poste vacant.

Nous n’utilisons aucune prise de décision automatisée dans le processus de recrutement.

Les informations que vous demandez et fournissez dans le processus de recrutement sont nécessaires pour que nous puissions évaluer les candidats. Si vous ne les fournissez pas, nous ne serons pas en mesure d’évaluer si vous êtes apte à occuper le poste.

Si vous êtes sélectionné pour un poste vacant, nous nous occuperons également de

• Permis de travail et de séjour, le cas échéant
• Numéro d’identification national
• Contrat de travail

Ces informations sont nécessaires pour nous fournir à des fins de conformité contractuelle et de conformité aux lois. Si vous ne les fournissez pas, nous ne sommes pas en mesure de conclure un contrat de travail avec vous.

5 Objectifs
RMIG traite les données à caractère personnel dans le cadre du processus de candidature aux fins suivantes :

• L’administration du processus de recrutement, y compris l’évaluation de la personnalité et des aptitudes, la réalisation d’entretiens et la sélection du candidat le plus approprié pour le poste vacant
• Avec votre consentement, l’objectif est d’enregistrer votre candidature pour des postes vacants ultérieurs si vous n’êtes pas employé au moment de la candidature
• Respect des lois et règlements
• Le cas échéant, la sauvegarde des intérêts commerciaux et juridiques du Groupe RMIG

6 Sources d’information
RMIG traite les données personnelles que vous nous avez fournies lors de la soumission de votre candidature, des documents connexes et lors des entretiens.

En outre, RMIG collecte des données personnelles auprès de tiers, par exemple à partir de bases de données publiques, via LinkedIn ou d’autres médias sociaux, des recherches en ligne ou une agence de recrutement.

RMIG peut également recueillir des déclarations d’employeurs et de contacts précédents, telles que des informations sur vos tâches et vos qualifications, mais uniquement si vous y avez consenti.

Si vous avez passé des tests, RMIG reçoit les résultats des tests du fournisseur de tests.

Si un casier judiciaire est requis, nous le collectons directement auprès de vous ou de la police nationale sur la base de votre consentement préalable.

7 Base juridique
Ci-dessous, nous avons inséré la base juridique de chaque pays/région pour le traitement des données personnelles. Veuillez vous tenir à l’attention de lire à la fois la base juridique locale et toute base juridique distincte pour le Danemark lorsque la société mère est coresponsable du traitement (voir la section ci-dessous).

Processus de recrutement pour tous

• Intérêts légitimes : RMIG poursuit des intérêts légitimes tels que l’administration du processus de recrutement et l’évaluation des candidats, y compris l’embauche du candidat le mieux adapté au poste spécifique, y compris, par exemple, la réalisation de tests de personnalité et de tests d’aptitude.
  UE/EEE : Il s’agit de finalités légitimes qui ont une base juridique à l’article 6(1)(f) du RGPD.
• Données pénales : Si nous traitons les casiers judiciaires pour le poste vacant donné, la base juridique est notre intérêt légitime à préserver les intérêts du groupe RMIG dans la prévention des crimes et la protection de RMIG et de nos secrets commerciaux.
  UE/EEE : Il s’agit de finalités légitimes qui ont une base juridique à l’article 6(1)(f) du RGPD.
• Danemark : Pour les dossiers qui incluent les condamnations pénales et les infractions, le traitement des données personnelles est basé sur l’article 8(3-5) de la loi sur la protection des données, car le traitement, y compris une éventuelle divulgation, peut avoir lieu lorsqu’il est nécessaire de poursuivre un intérêt légitime qui prévaut clairement sur l’intérêt de la personne concernée.

Si vous êtes sélectionné pour l’un de nos postes vacants

• Permis : Si vous êtes sélectionné pour un emploi, nous traitons les données personnelles relatives aux permis de travail et de résidence ainsi qu’aux numéros d’identification nationaux, car nous sommes tenus par les lois nationales de garantir que les étrangers ont le droit de travailler dans le pays.
  UE/EEE : article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD relatif aux exigences légales combinées aux législations nationales relatives aux permis de séjour et de travail
• Contrat de travail : Le traitement du contrat de travail est nécessaire pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat de travail
  UE/EEE : article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD relatif aux relations contractuelles
• Numéros d’identification nationaux : Si vous êtes sélectionné pour un emploi, nous traitons les données personnelles sur les numéros d’identification nationaux en vertu de la législation fiscale applicable, car nous sommes tenus en vertu des lois nationales de déclarer les revenus aux autorités fiscales et de retenir et de payer les impôts aux autorités publiques compétentes.
  UE/EEE : article 6(1)(c) du RGPD et au Danemark, cela est soumis à l’article 11 de la loi danoise sur la protection des données.

Guichet-Emplois

• Banque d’emplois : Si vous n’êtes pas sélectionné pour le poste auquel vous avez postulé, mais que votre profil nous intéresse et que vous acceptez le stockage ultérieur de vos données personnelles pour un poste vacant potentiellement pertinent et futur, ce stockage a lieu sur la base de votre consentement
  UE/EEE : article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD

8 Récipiendaires
Si elle le juge nécessaire, RMIG peut divulguer des informations personnelles vous concernant à certains destinataires tiers, tels que des sociétés internes au groupe ou des prestataires de services dans le cadre du processus de recrutement, y compris des agences de recrutement.

RMIG fait également appel à des sous-traitants pour fournir certaines fonctions en lien avec le processus de recrutement. C’est le cas, par exemple, d’un fournisseur d’un système capable de gérer des applications. RMIG a conclu des accords de traitement des données avec les fournisseurs, et ces derniers ne traiteront les données personnelles vous concernant qu’au nom et conformément aux instructions données par RMIG.

Nous transmettons des informations aux autorités si la loi l’exige.

9 Transfert de données personnelles vers un pays en dehors de l’UE/EEE, du Royaume-Uni et de la Suisse
Les données personnelles peuvent être transférées vers des pays en dehors de l’UE/EEE, du Royaume-Uni et de la Suisse, auquel cas RMIG s’assure que ces transferts seront effectués conformément aux lois applicables en matière de protection des données. Cela signifie que toute partie en dehors de l’UE/EEE qui reçoit vos données personnelles garantira un niveau de protection adéquat, par exemple en concluant les clauses contractuelles types de l’UE avec RMIG. RMIG adoptera des mesures supplémentaires si nécessaire pour les transferts spécifiques. Vous pouvez recevoir une copie de la base juridique des transferts sur demande. Veuillez contacter DPM@RMIG.com .

10 Stockage des données personnelles
Si vous n’avez pas été sélectionné pour le poste vacant, nous supprimons les données personnelles au plus tard 6 mois après la fin du processus d’emploi. Toutefois, si RMIG stocke vos données personnelles pour un recrutement futur pertinent sur la base de votre consentement, nous supprimerons les données conformément au consentement donné. Si vous retirez votre consentement avant cette date, nous supprimerons vos données personnelles dès que possible.

Si la loi nous oblige à conserver les informations de recrutement pendant une période plus longue, ou, au cas par cas, si le but du stockage des informations est la constatation, la défense ou l’exercice d’un droit en justice, la période peut être plus longue.

Si vous êtes employé par RMIG, votre dossier de candidature sera conservé avec votre dossier personnel et sera stocké conformément à l’avis de confidentialité pour les employés.

11 Droits des personnes concernées
RMIG a mis en place un certain nombre de mesures pour protéger vos données personnelles et garantir vos droits. En tant que personne concernée, vous disposez de certains droits que RMIG est tenue de respecter, sauf disposition contraire exceptionnelle de la législation sur la protection des données. Ces droits comprennent le droit d’être informé, le droit d’accès, le droit de rectification, le droit à l’effacement (« le droit à l’oubli »), le droit à la limitation du traitement, le droit à la portabilité des données, le droit d’opposition, le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage. Veuillez noter que certaines limitations peuvent s’appliquer à votre capacité à exercer ces droits, par exemple, lorsqu’il s’avère que votre droit d’obtenir les informations est annulé par des considérations essentielles d’intérêts personnels.

Si RMIG traite des données personnelles sur la base de votre consentement, vous avez également le droit de retirer ce consentement à tout moment. Veuillez noter que le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement antérieur au retrait du consentement.

Pour exercer l’un de vos droits, vous pouvez contacter le responsable de la protection des données de RMIG par e-mail à l’adresse DPM@RMIG.com.

Si vous n’êtes pas d’accord avec la manière dont RMIG traite vos données personnelles, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle de la protection des données compétente dans le pays qui est le responsable du traitement des données.

Cependant, nous vous encourageons à nous contacter d’abord à DPM@RMIG.com pour un dialogue plus étroit et un accord mutuel.

Version : Novembre 2024